Hem / Staden och förvaltningen / Informationshantering / Beskrivning av handlingars offentlighet Beskrivning av handlingars offentlighet Innehåll och användningsändamål Enligt 28 § i informationshanteringslagen (906/2019) ska en informationshanteringsenhet för genomförande av handlingsoffentligheten upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar. Närpes stad är en informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen. Beskrivningen av handlingars offentlighet är ett sätt att hjälpa kommuninvånare och andra aktörer att rikta in informationsbegäran rätt (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, 13 §). Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att ge en allmän beskrivning av hur informationshanteringen för ärenden och tjänster i Närpes stad är uppbyggd. I samband med beskrivningen av informationsmaterial anges exempel på sökvillkor som kan användas för att söka uppgifter i informationssystem eller arkiv. Av beskrivningen av handlingars offentlighet framgår också huruvida informationsmaterialet är öppet tillgängligt via ett tekniskt gränssnitt. Med tekniskt gränssnitt avses en kommunikationsmetod för elektroniskt informationsutbyte mellan två eller flera informationssystem. Närpes stads ärenderegister och informationshantering Närpes stads ärenderegister är en helhet som innehåller metadata om ärenden som hanteras (metadata beskriver handlingars struktur, kontext och förhållande till andra handlingar samt möjliggör sökning, lokalisering och identifiering). Ärenderegistret omfattar ärenden som har anhängiggjorts, ärendenas behandlingsskeden och handlingar som hänför sig till dem. Uppgifter som hör till ärenderegistret finns i Närpes stads ärendehanteringssystem och operativa informationssystem samt i form av pappershandlingar. Begäran om information Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Som myndighetshandling betraktas dock inte handlingar som inte hänför sig till tjänsteuppdrag utkast och minnesanteckningar handlingar som en myndighet skaffat för intern utbildning eller informationssökning handlingar som hänför sig till internt myndighetsarbete och som enligt arkivlagstiftningen inte överförs till ett arkiv (som inte har definierats i arkivbildningsplanen). En begäran om information som gäller Närpes stads handlingar skickas t.ex. per e-post till stadens registratur, staden@narpes.fi, som vidarebefordrar den till rätt person. Beroende på dokumenttyp kan uppgifter lämnas ut antingen elektroniskt, på papper eller så kan man bekanta sig med handlingarna på plats. Begäran om information om en offentlig handling En begäran om information ska göras så exakt som möjligt för att göra det lättare att hitta dokumentet. Till exempel lönar det sig att ange datum eller rubrik för en handling, om man känner till dem. Om en begäran om information gäller en offentlig handling behöver begäran inte motiveras och den som begär information behöver inte berätta vad uppgifterna används till. Begäran formuleras fritt och sänds skriftligen till exempel per e-post till staden@narpes.fi. Begäran om information om en sekretessbelagd handling När informations begärs om en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagda handlingar, om vilka information endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, ska den som begär den aktuella handlingen uppge informationens användningsändamål och bestyrka sin identitet. Staden kan också begära ytterligare information om sådan behövs för att förutsättningarna för utlämnande av information ska kunna utredas. Tidsfrister för utlämnande av information Information om en offentlig handling ska lämnas ut så snabbt som möjligt, senast inom två veckor från det att begäran har lämnats in. Handläggningstiden för en begäran som kräver särskilda åtgärder eller en arbetsmängd som är större än normalt är en månad från det att begäran har lämnats in. Också behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är högst en månad. Närpes stads informationslager Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som används för en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet. Med informationsmaterial avses en datauppsättning som består av handlingar och annan motsvarande information och har samband med en viss myndighetsuppgift eller myndighetstjänst. Närpes stads informationslager består av fysiska informationslager, dvs. arkiv, och logiska informationslager, dvs. register. Fysiska informationslager (arkiv) Med begreppet arkiv avses ett utrymme eller ett system där grupper av handlingar och material förvaras och administreras. Närpes stads arkiv består av ett slutarkiv som innehåller handlingar som ska förvaras länge eller varaktigt samt av handarkiv för de olika sektorerna. I slutarkivet förvaras också handlingar från de två tidigare kommunerna Övermark och Pörtom. Logiska informationslager (register) Med register avses en samling av personuppgifter som är tillgänglig enligt särskilda kriterier. Samlingen kan vara centraliserad, decentraliserad eller uppdelad på grundval av funktionella eller geografiska förhållanden. I praktiken kan registret alltså bestå av en eller flera informationskällor som finns på olika platser. Begreppet logiskt register innebär att personuppgifter som samlats in för samma ändamål hör till samma personregister. Ett register kan ha flera olika sätt för upprätthållande eller system samt innehålla manuella dokument som alla hänför sig till samma ändamål för behandling av uppgifter. Med registrerad avses en fysisk person vars uppgifter behandlas i registret. Beroende på register är det t.ex. en kund såsom en kommuninvånare eller till exempel en anställd eller samarbetspartner hos en organisation. Sektorsvis beskrivning av informationslager Närpes stad administrerar sammanlagt cirka 150 personregister, av vilka de viktigaste beskrivs sektorsvis nedan. I beskrivningarna ingår också ett sammandrag av syftet med registren och av de informationssystem som används för administreringen av registren. Förvaltning och ekonomi Stadens förvaltning har hand om uppgifter som hänför sig till dokumenthantering inom de olika sektorerna samt till styrning och stödtjänster (bl.a. IT-tjänster, personalförvaltning och ekonomiförvaltning). Till de viktigaste handlingarna som förvaltning och ekonomi producerar hör bl.a. stadsstyrelsens och fullmäktiges protokoll samt handlingar som hänför sig till beredningen och verkställigheten av stadsstyrelsens och fullmäktiges beslut löneadministration och ärendehantering under anställningsförhållande handlingar som hänför sig till ekonomiförvaltning handlingar som hänför sig till centralvalnämnden och val. Förvaltning och ekonomi använder bl.a. följande informationssystem: ärendehanteringssystem (TWEB) HR-system inom ekonomiförvaltning t.ex. för hantering av löner och arvoden (UNIT4) Faktureringssystem (UNIT4) Rekryteringssystem (Kuntarekry) system för konkurrensutsättning av upphandlingar (Cloudia, Hilma) valdatasystem Exempel på sökvillkor i datasystem är namn, personbeteckning, diarienummer och ärendenummer. Syftet med de register som används inom förvaltning och ekonomi är bland annat registrering av handlingar, administrering av anställnings- och tjänsteförhållanden samt skötsel av kommunens ekonomi. Förvaltning och ekonomi använder bl.a. följande register: ärendehanteringsregister register över förtroendevalda register över bindningar personalregister ekonomiförvaltningens personregister register över arbetsolyckor och tillbud register över dataskyddsincidenter register över betalningsförmedlingar kandidat- och rösträttsregister vid val Bildningssektorn (+ kultur och fritid) Närpes bildningssektor handhar uppgifter som hänför sig till handläggning av ärenden som gäller skötsel av lagstadgade uppgifter. Till de viktigaste handlingarna som bildningssektorn producerar hör bl.a: Protokoll och handlingar som hänför sig till elev- och studerande administration Protokoll och handlingar som hänför sig till småbarnspedagogiken Protokoll och handlingar som hänför sig till bibliotekets verksamhet (utlåning, avgifter och statistik) Protokoll och handlingar som hänför sig till fria utbildningen (VI + folkhögskolan) Protokoll och handlingar som hänför sig till fritidsverksamhet (Kultur, Idrott och fritid) Protokoll och handlingar som hänför sig till Musikinstitutet Legato Handlingar som hänför sig till bokningar av utrymmen (fakturering) Till detta används bl.a. följande informationssystem: Ärendehanteringssystem (Tweb) HR-system (Abilita PA) Ekonomiförvaltningens system för bokföring, anläggningstillgångar, fakturering (Unit4, Abilita EK, Abilita AT) Befolkningsregister (Abilita) Abilita dagvård Päikky Kurre, Primus och Wilma E-kurs Titania Micromarc E-bokning Valmu Eepos Kurslänken VTJ-kysely Tekniska sektorn Tekniska avdelningen handhar uppgifter som gäller byggande och skötsel av stadens byggnader, stadens vägar och parker, städning och kosthållning. Byggnadstillsynen sköter om lagstadgade uppgifter gällande byggande och övervakning. Tekniska avdelningen använder bl.a. följande informationssystem: ärendehanteringssystem (Tweb) HR-system inom avdelningen t.ex. för hantering av löner och arvoden (Abilita) Faktureringssystem (Unit4) Rekryteringssystem (Kuntarekry) system för konkurrensutsättning av upphandlingar (Cloudia,Hilma) Befolkningsdatasystem (VTJ-Kysely,KTJ) Lägesdatasystem (WebGis,ArcGis) Nyckelhanteringssystem (Iloc manager) Interna hyror(Koki) Exempel på sökvillkor i datasystem är namn, personbeteckning, diarienummer och ärendenummer.Syftet med de register som används inom avdelningen är bland annat registrering av handlingar, administrering av anställnings- och tjänsteförhållanden. Tekniska avdelningen använder bland annat följande register: ärendehanteringsregister register över förtroendevalda personalregister register över arbetsolyckor och tillbud Enskilda vägars register (Yty, Wintie) Tjänster för uträttande av ärenden som gäller byggande (Lupapiste, Facta) Kontaktuppgifter Begäran om att ta del av information skickas till kommunen antingen elektroniskt till staden@narpes.fi, eller skriftligt till adressen Registraturen, Närpes stad, Kyrkvägen 2, 64200 Närpes. Registraturen registrerar begäran om att ta del av information för att tidsfristerna ska hållas och skickar begäran till rätt mottagare.
