Etusivu / Kaupunki ja hallinto / Tiedonhallinta / Asiakirjajulkisuuskuvaus Asiakirjajulkisuuskuvaus Sisältö ja käyttötarkoitus Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä tiedonhallintalain (906/2019) §:n 28 mukaista kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Närpiön kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Kuntalaiset ja muut asianosaiset voivat asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kohdistaa tietopyyntönsä entistä paremmin (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, § 13). Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Närpiön kaupungin asiarekisterien ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä mainitaan esimerkkejä hakutekijöistä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan kautta. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä. Närpiön kaupungin asiarekisteri ja tiedonhallinta Närpiön kaupungin asiarekisteri on kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavia metatietoja (metatieto kuvaa asiakirjan rakenteen, asiayhteyden ja suhteet muihin asiakirjoihin sekä mahdollistaa hakemisen, paikallistamisen ja tunnistamisen). Asiarekisteriin kuuluvat vireille tulleet asiat, näiden käsittelyvaiheet sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Närpiön kaupungin asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperisiin asiakirjoihin. Tietopyynnöt Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Viranomaisen asiakirjaksi ei kuitenkaan katsota asiakirjoja, jotka eivät liity virkatehtäviin luonnoksia ja muistiinpanoja asiakirjoja, jotka on hankittu viranomaisen sisäistä koulutusta tai tiedonhakua varten sellaisia viranomaisten sisäiseen työskentelyyn liittyviä asiakirjoja, joita ei arkisto-lainsäädännön mukaan liitetä arkistoon (niitä ei ole määritelty arkistonmuodostus-suunnitelmassa) Närpiön kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt lähetetään kirjaamon sähköpostiosoitteeseen staden@narpes.fi, josta ne toimitetaan eteenpäin oikealle henkilölle. Pyydetyt tiedot voidaan asiakirjan tyypistä riippuen luovuttaa joko sähköisesti, paperilla tai niihin voi tutustua paikan päällä. Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta Tietopyyntö on tehtävä mahdollisimman tarkasti, jolloin asiakirja on helpompi löytää. Kannattaa ilmoittaa esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko, jos se on tiedossa. Mikäli tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi laatia vapaamuotoisesti ja toimittaa kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse osoitteeseen staden@narpes.fi. Tietopyyntö salassa pidettävästä asiakirjasta Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai salassa pidettävistä asiakirjoista, joita voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todentaa henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön jättämisestä. Erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän vaativa asian käsittelyaika on kuukausi tietopyynnön jättämisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Närpiön kaupungin tietovarannot Tietovarannolla tarkoitetaan kokonaisuutta, joka sisältää viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja. Tietoaineistolla tarkoitetaan asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuutta. Närpiön kaupungin tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä. Fyysiset tietovarannot (arkistot) Käsitteellä arkisto tarkoitetaan tilaa tai järjestelmää, jossa asiakirjaryhmiä ja aineistoja säilytetään ja hallinnoidaan. Närpiön kaupungin arkistoihin kuuluvat päätearkisto, joka sisältää pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, sekä eri toimialojen lähiarkistot. Päätearkistossa säilytetään myös kahden lakkautetun kunnan, Ylimarkun ja Pirttikylän, asiakirja-aineistoja. Loogiset tietovarannot (rekisterit) Rekisterillä tarkoitetaan henkilötietokokoelmaa, jonka tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Kokoelma voi olla keskitetty, hajautettu, tai jaettu toiminnallisin tai maantieteellisin perustein. Käytännössä rekisteri voi siis koostua yhdestä tai useammasta eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä. Käsitteellä looginen rekisteri tarkoitetaan sitä, että samaa käyttötarkoitusta varten kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin. Yhteen rekisteriin voi sisältyä monenlaisia ylläpitotapoja tai järjestelmiä sekä manuaalisia asiakirjoja, jotka kaikki liittyvät samaan tietojen käsittelytarkoitukseen. Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani. Toimialakohtainen kuvaus tietovarannoista Närpiön kaupunki hallinnoi yhteensä noin 150 henkilörekisteriä, joista keskeisimmät on kuvattu alla toimialoittain. Kuvauksessa on myös tiivistelmä rekisterien käyttötarkoituksesta sekä rekisterien hallintaan käytettävistä tietojärjestelmistä. Hallinto ja talous Kaupungin hallintoon sisältyy eri toimialojen asiakirjahallintaan sekä ohjaamiseen ja kunnan toiminnan tukipalveluihin (mm. IT-palvelut, henkilöstöhallinto ja taloushallinto) liittyviä tehtäviä. Hallinnon ja talouden tuottamista asiakirjoista keskeisimpiä ovat mm. kaupunginhallituksen ja valtuuston pöytäkirjat sekä näiden päätösten valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvät asiakirjat henkilöstön palkkahallinto ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely taloushallintoon liittyvät asiakirjat keskusvaalilautakunnan ja vaaleihin liittyvät asiakirjat. Hallinnon ja talouden käyttämiä tietojärjestelmiä ovat mm.: Asianhallintajärjestelmä (TWEB) Taloushallinnon HR-järjestelmä esim. palkkojen ja palkkioiden käsittelyä varten (UNIT4) Laskutusjärjestelmä (UNIT4) Rekrytointijärjestelmä (Kuntarekry) Hankintojen kilpailutusjärjestelmä (Cloudia, Hilma) Vaalitietojärjestelmä Esimerkkejä tietojärjestelmien hakutekijöistä ovat nimi, henkilötunnus, diaarinumero ja asiatunnus. Hallinto- ja talousosaston käytössä olevien rekisterien käyttötarkoituksena on mm. asiakirjojen rekisteröiminen, palvelus- ja virkasuhteiden hallinnoiminen ja kunnan talousasioiden hoitaminen. Hallinnon ja talouden käyttämiä rekistereitä ovat mm.: asianhallintarekisteri luottamushenkilörekisteri sidonnaisuusrekisteri henkilöstörekisteri taloushallinnon henkilörekisteri työtapaturma- ja vaaratilannerekisteri tietoturvaloukkausrekisteri maksujenvälitysrekisteri vaalien ehdokas- ja äänioikeusrekisteri Sivistystoimi (+ kulttuuri ja vapaa-aika) Närpiön sivistystoimi käsittelee lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen liittyvien asioiden käsittelyyn kuuluvia tietoja. Keskeisimpiä sivistystoimen tuottamia asiakirjoja ovat muun muassa: Oppilas- ja opiskelijahallintoon liittyvät pöytäkirjat ja asiakirjat Varhaiskasvatukseen liittyvät pöytäkirjat ja asiakirjat Kirjastotoimeen (lainaus, maksut ja tilastotiedot) liittyvät pöytäkirjat ja asiakirjat Vapaaseen sivistystyöhön (aikuisopisto + kansanopisto) liittyvät pöytäkirjat ja asiakirjat Vapaa-aikatoimeen (kulttuuri, liikunta ja vapaa-aika) liittyvät pöytäkirjat ja asiakirjat Musiikkiopisto Legatoon liittyvät pöytäkirjat ja asiakirjat Tilojen varauksiin liittyvät asiakirjat (laskutus) Sivistystoimen käyttämiä tietojärjestelmiä ovat mm.: Asianhallintajärjestelmä (Tweb) HR-järjestelmä (Abilita PA) Taloushallinnon järjestelmät kirjanpitoa, käyttöomaisuutta ja laskutusta varten (Unit4, Abilita EK, Abilita AT) Väestörekisteri (Abilita) Abilita päivähoito Päikky Kurre, Primus ja Wilma E-kurs Titania Micromarc E-varaus Valmu Eepos Kurslänken VTJ-kysely Tekninen toimiala Tekninen osasto käsittelee kaupungin rakennusten rakentamiseen ja huoltoon, kaupungin teihin ja puistoihin, siivoukseen ja ravitsemukseen liittyviä tietoja. Rakennusvalvonta hoitaa lakisääteisiä rakentamiseen ja valvontaan liittyviä tehtäviä. Teknisen osaston käyttämiä tietojärjestelmiä ovat mm.: Asianhallintajärjestelmä (Tweb) Osaston sisäinen HR-järjestelmä esim. palkkojen ja palkkioiden käsittelyä varten (Abilita) Laskutusjärjestelmä (Unit4) Rekrytointijärjestelmä (Kuntarekry) Hankintojen kilpailutusjärjestelmä (Cloudia, Hilma) Väestötietojärjestelmä (VTJkysely, KTJ) Paikkatietojärjestelmä (WebGis, ArcGis) Avaintenhallintajärjestelmä (iLOQ Manager) Sisäiset vuokrat (Koki) Esimerkkejä tietojärjestelmien hakutekijöistä ovat nimi, henkilötunnus, diaarinumero ja asiatunnus.Osaston käytössä olevien rekisterien käyttötarkoituksena on mm. asiakirjojen rekisteröiminen sekä palvelus- ja virkasuhteiden hallinnoiminen. Teknisen osaston käyttämiä rekistereitä ovat mm.: asianhallintarekisteri luottamushenkilörekisteri henkilöstörekisteri työtapaturma- ja vaaratilannerekisteri yksityistierekisteri (Yty, Wintie) rakentamisen asiointipalvelut (Lupapiste, Facta) Yhteystiedot Asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan kunnalle joko sähköpostitse osoitteeseen staden@narpes.fi, tai kirjallisesti osoitteeseen Kirjaamo, Närpiön kaupunki, Kirkkotie 2, 64200 Närpiö. Tietopyynnöt rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi ja kirjaamo toimittaa pyynnön oikealle taholle.
