Henkilötietojen käsittely Närpiön kaupungissa

Henkilötietojen käsittely Närpiön kaupungissa

Närpiön kaupunki huolehtii tarkoin henkilötiedoistasi. Närpiön kaupunki vastaa kaikesta toimintansa piiriin kuuluvasta henkilötietojen käsittelystä. Tästä tietosuojapolitiikasta löydät tiedot siitä, kuinka mm. Närpiön kaupungin verkkosivuilla kerättyjä henkilötietoja käsitellään kaupungin toiminnassa. Närpiön kaupunki käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Jäljempänä näitä sääntöjä kutsutaan tietosuoja-asetukseksi, joka tunnetaan paremmin englanninkielisellä lyhenteellään GDPR.

Mitä Närpiön kaupunki tekee henkilötiedoilla?

Närpiön kaupunki käsittelee henkilötietoja täyttääkseen tehtävänsä kunnallisena viranomaisena, toisin sanoen tarjotakseen palveluja kuntalaisille mutta myös toimiakseen yhteistyössä muun yhteiskunnan kanssa. Henkilötietoja käsitellään myös kunnan toiminnan tarkastamiseksi ja kehittämiseksi sekä Suomen lainsäädännön noudattamiseksi.

Kaikki Närpiön kaupungin henkilötietojen käsittely edistää yllä mainittuja tarkoituksia. Käsittelyllä on myös oltava oikeudellinen perusta. Vain niitä henkilötietoja käsitellään, joita tarvitaan kyseessä olevaan tarkoitukseen.

Mitä henkilötietoja Närpiön kaupunki kerää?

Närpiön kaupungilla on useita syitä käsitellä henkilötietojasi. Yleisin syy on, että käytät kuntalaisena jonkin toimialamme palveluja, esimerkiksi perusturva, sivistystoimi, tekninen toimiala tai muu toimiala. Voimme tarvita henkilötietojasi myös, jos olet työntekijämme tai jos tiedustelet meiltä jotain tai osallistut kaupungin järjestämään tapahtumaan.

Keräämme suuren osan tästä tiedosta suoraan sinulta. Joissain tapauksissa keräämme tietoa myös muista lähteistä, esimerkiksi maistraatilta tai muilta valtion viranomaisilta.

Riippuu henkilötietojen käsittelyn syystä mitä tietoja käsittelemme, mutta kyse voi olla muun muassa seuraavista:

• Yhteystiedot, esim. nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti. Henkilötunnusta käsitellään, kun on tarvetta varmistaa henkilöllisyytesi tai koordinoida eri järjestelmissä olevia tietojasi niiden yhtenäisyyden varmistamiseksi.
• Pankki- ja muut taloustiedot, jotta voimme maksaa sinulle tai laskuttaa sinua.
• Tiedot siitä, miten käytät verkkosivujamme, tarkoituksena parantaa niiden käyttäjäystävällisyyttä esimerkiksi evästeiden avulla. Lue lisää täältä.
• Tiedot tapahtumiin tai kursseille osallistumisesta.
• Henkilötiedot, joita tarvitaan työhön ottamisen yhteydessä tai hakiessasi virkaa.
• Muut tiedot, joita tarvitaan viranomaistehtäviemme täyttämiseen.

Miten henkilötietojasi suojataan?

Närpiön kaupungin on huolehdittava siitä, että henkilötietojen käsittely suojataan soveltuvin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Toimenpiteiden tulee taata asianmukainen turvallisuustaso suhteessa käsittelyyn liittyvään riskiin. Turvallisuusnäkökohtiin tulee sisältyä luottamuksellisuus, oikeellisuus ja saatavuus sekä riittävä tekninen suojaus. Tämä voidaan järjestää esimerkiksi sallimalla pääsy tietoihin vain yhdelle toimivaltaiselle henkilölle, salaamalla tiedot, säilyttämällä tietoja erityisissä suojatiloissa ja ottamalla käsittelystä kopio.

Kuka voi päästä tutustumaan henkilötietoihisi?

Tietojasi voidaan tehtäviemme täyttämiseksi toimittaa Närpiön kaupungin yhteistyökumppaneille tai muille osapuolille, joiden täytyy tutustua niihin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista, julkisen vallan käyttämistä tai kaupungin lakisääteisen velvoitteen noudattamista varten.

Yleistä etua koskeva tehtävä on tehtävä, joka Närpiön kaupungin on täytettävä lain mukaan tai lain nojalla annetun päätöksen mukaan mutta joka ei suoraan sisälly kaupungin viranomaistehtäviin.

Närpiön kaupunki käyttää tietojen siirrossa toiselle osapuolelle kaikkia kohtuullisia juridisia, hallinnollisia ja teknisiä toimenpiteitä, joita voidaan tarvita henkilötietojesi suojaamiseen. Närpiön kaupunki ei luovuta henkilötietoja muille osapuolille ilman oikeudellista perustaa.

Miten kauan Närpiön kaupunki säilyttää henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus sitä vaatii tai niin kauan kuin laki sitä vaatii. Jotta voimme täyttää esim. arkistolain mukaisen velvollisuutemme, joitain tietoja voidaan säilyttää pysyvästi.

Kolmanteen maahan toimitettavat tiedot

Närpiön kaupunki ei siirrä tietoja kolmansiin maihin, jollei se ole ehdottoman välttämätöntä viranomaistehtävän täyttämistä varten. Jos tällainen tilanne tulisi ajankohtaiseksi, sinulle ilmoitetaan siitä.

Tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet

Tietosuoja-asetus antaa rekisteröidyille joukon oikeuksia Närpiön kaupunkia kohtaan:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tietää, onko Närpiön kaupungilla sinusta käsittelyssä olevia henkilötietoja, ja oikeus saada kerran vuodessa maksuton jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos haluat pyytää otteen useita kertoja, Närpiön kaupunki perii maksun peittääkseen tästä aiheutuvat hallinnolliset kulut. Närpiön kaupunki toimittaa henkilötietojen käsittelyn valvontapyynnön yhteydessä myös lisätietoa käsittelystä, esimerkiksi käsittelyn tarkoituksesta, käsiteltävistä henkilötietoluokista, ennakoidusta säilytysajasta ym. jos rekisteröity niin haluaa. Pyyntö voidaan esittää lomakkeella henkilötietokäsittelyn tarkastuspyyntö, joka toimitetaan henkilökohtaisesti kaupungin tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus oikaista tietoja

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi oikaisua Närpiön kaupungilta, mikäli tiedot ovat virheellisiä. Voit tehdä sen esimerkiksi tähän tarkoitukseen laaditulla lomakkeella, joka löytyy kaupungin verkkosivuilta. Närpiön kaupunki on velvollinen oikaisemaan henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, mutta sitä vastoin emme ole velvollisia oikaisemaan tietojasi, jos ne on arkistoitu eivätkä ole enää käsittelyssä.

Oikeus poistaa tiedot

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistettua Närpiön kaupungin järjestelmistä, jos henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin.

Jotkin määräykset estävät tietojesi poistamisen, mikäli tietoja tarvitaan kaupungin viranomaistehtävien täyttämiseen.

Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, mikä tarkoittaa, että käsittelemme henkilötietojasi vain tiettyjä määriteltyjä tarkoituksia varten. Joissain tapauksissa henkilötietojen käsittelyä ei voi rajoittaa, jotta voimme täyttää viranomaistehtävämme.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, mikäli emme ole noudattaneet sovellettavaa tietosuojasäännöstöä. Löydät lisätietoa tästä Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

Muut oikeudet

Jos henkilötietoja käsitellään suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus perua suostumuksesi ilmoittamalla siitä meille.

Närpiön kaupunki sosiaalisessa mediassa

Kaupungin Facebook-sivulla voit esittää kysymyksiä tai kommentoida julkaisuja. 

Käyttäessään sosiaalista mediaa Närpiön kaupunki pystyy viestimään kanssasi suoremmin ja helpommin kuin ennen. Se on hyvä juttu! Mutta tämä asettaa myös tiettyjä vaatimuksia sille, miten suhtaudumme tähän ”uuteen” tapaan käydä vuoropuhelua. Se asettaa molempien osapuolten toiminnalle tiettyjä ehtoja.

• Julkaisusi ja kommenttisi katsotaan yleisiksi asiakirjoiksi, jotka voidaan kirjata diaariin.
• Ei ole sallittua levittää luottamuksellista tietoa tai loukata ketään. Pidämme tärkeänä, että kaikki noudattavat hyviä tapoja. Jos havaitset loukkaavaa sisältöä, ilmoita siitä osoitteeseen staden@narpes.fi. Voit käyttää tähän myös kanavan omaa toimintoa.
• Ole varovainen, kun jaat tietoja, henkilötietoja tai muuta aineistoa, joka voi olla arkaluontoista.
• Spämmääminen on kiellettyä ja toistuvat viestit poistetaan.
• Yritysten mainokset eivät ole sallittuja, ja ne poistetaan.
• Julkaisujen on liityttävä Närpiön kaupunkiin. Asiaankuulumattomat julkaisut poistetaan.
• Tiedotamme somekanavillamme Närpiön kaupungin toiminnassa ja käsittelemme henkilötietoja. Kommentoidessasi julkaisujamme julkaiset henkilötietosi. Julkaisuista ja kommenteista tulee kaupungin julkisia asiakirjoja.

Kysymyksiä

Jos sinulla on kysyttävää Närpiön kaupungin tietosuojasta, voit aina ottaa yhteyttä omaan tietosuojavastaavaamme.

Närpiön kaupungin tietosuojavastaava

+358(0) 6 22 49111
tietosuoja@narpes.fi

Käynti- ja postiosoite:

Närpiön kaupunki
Kirkkotie 2
64200 Närpiö

Linkit

• EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)
• Tietosuojalaki